Ein Kosmetikstudio bekommt brauchbare Software heute für null bis acht Euro im Monat: Goldie, Reservio, EasyWeek und Square Appointments haben kostenlose Tarife, Slick und Reservio Starter beginnen bei rund 5 bis 8 €. Die interessantere Rechnung läuft aber auf der anderen Seite. Bevor Sie überlegen, was ein Tool kostet, sollten Sie wissen, was sein Fehlen kostet — denn ein einziger nicht erschienener Kunde pro Woche ist teurer als jedes Abo in dieser Liste.
Rechnen wir kurz: Was kostet ein Ausfall?
Angenommen, eine Behandlung bringt 60 € und pro Woche erscheint eine Kundin nicht. Das sind 240 € im Monat und rund 2.900 € im Jahr — für einen einzigen Termin wöchentlich. Automatische Erinnerungen setzen genau hier an, und sie sind selbst in den kostenlosen Tarifen meist enthalten.
Damit ist die erste Frage beantwortet: Ob Sie 0 € oder 8 € zahlen, ist nachrangig. Ob das Tool automatisch erinnert, ist es nicht. Wer noch mit Terminzettel und Rückruf arbeitet, verliert Geld an einer Stelle, die seit Jahren gelöst ist.
Die kostenlosen Tarife im Überblick
| Goldie | Termine, SMS-Erinnerungen, Zahlungen | Erweiterte Funktionen nur in Bezahltarifen |
| Reservio | 40 Buchungen/Monat, 100 Kunden, Buchungswebsite | Das Buchungslimit |
| EasyWeek | Buchungen, Mitarbeiter, CRM, Marketing, Website | Gebühren der Zahlungsabwicklung prüfen |
| Square Appointments | Kostenlos für Selbstständige | Provision auf Kartenzahlungen |
Wann der kostenlose Tarif teuer wird
Kostenlose Angebote finanzieren sich auf drei Arten — und alle drei greifen genau dann, wenn Ihr Studio gut läuft.
Über ein Mengenlimit. Reservio deckelt den Gratistarif bei 40 Buchungen im Monat. Bei zwei Terminen am Tag ist diese Grenze in gut drei Wochen erreicht.
Über die Transaktion. Der Kalender ist gratis, das Kassieren nicht. Diese Kosten wachsen mit dem Umsatz: 2 % auf 5.000 € monatlich sind 1.200 € im Jahr — dafür hätten Sie ein Bezahltool zehnmal haben können.
Über fehlende Funktionen. Anzahlungen und Mehr-Personen-Kalender liegen häufig im höheren Tarif. Das sind ausgerechnet die Funktionen, die Geld einbringen.
Der Umstiegszeitpunkt ist deshalb kein Gefühl, sondern eine Zahl: Sobald Sie das Buchungslimit reißen oder Ihre monatlichen Transaktionsgebühren über dem Preis eines Bezahltarifs liegen, ist der Gratistarif die teurere Variante.
Die günstigen Bezahltarife
Reservio Starter liegt bei etwa 8 € monatlich (200 Buchungen, SMS, synchronisierter Kalender) und rechnet fair hoch, wenn das Team wächst. Slick startet bei rund 5 £, also etwa 6 €. SimplyBook.me bietet einen günstigen Basistarif mit eigener Buchungsseite.
Boona verfolgt ein anderes Preismodell, ausschließlich für den Beauty-Bereich: 2 $ im Monat für den ersten Spezialisten, danach 1 $ je weiterem Mitarbeiter, bei 0 % Provision — enthalten sind Online-Buchung, automatische Erinnerungen, Kundenprofile und Anzahlungen. Prüfen Sie vor der Entscheidung die deutsche Sprachunterstützung und ob die Zahlungsmethoden Ihrer Kundschaft unterstützt werden; daran scheitern internationale Anbieter am häufigsten.
Für Praxen: Gesundheitsdaten sind kein Nebenaspekt
Hier trennen sich Kosmetikstudio und Behandlungspraxis deutlich. Solange Sie Name, Telefonnummer und Termin speichern, gilt die DSGVO wie überall: Sie brauchen einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter und eine definierte Löschfrist.
Sobald Sie jedoch Behandlungsnotizen, Diagnosen oder Anamnesen erfassen, sprechen wir über Gesundheitsdaten — besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Für therapeutische und ärztliche Berufe kommt die strafbewehrte Schweigepflicht nach § 203 StGB hinzu. Die Weitergabe an einen Dienstleister ohne saubere vertragliche Grundlage ist dann kein Formfehler, sondern ein eigenständiges Risiko.
Ein Gratistarif, der für Nagelstudios gebaut wurde, dokumentiert diese Anforderungen praktisch nie. Für eine Praxis heißt das: Terminverwaltung und Behandlungsdokumentation gehören getrennt — oder Sie brauchen ein Tool, das für Heilberufe ausgelegt ist. Der Preisunterschied ist an dieser Stelle das schwächste aller Argumente.
Auswahl in fünf Schritten
- Zählen Sie Ihre Termine pro Monat. Diese Zahl entscheidet, ob ein Gratistarif überhaupt trägt.
- Rechnen Sie Ihre Ausfälle. Termine ohne Absage mal Behandlungspreis — das ist das Budget, das Erinnerungen zurückholen.
- Klären Sie, ob Sie Gesundheitsdaten verarbeiten. Falls ja, ist das ein Ausschlusskriterium und der Preis nachrangig.
- Prüfen Sie die Kosten pro Mitarbeiter, nicht den Einstiegspreis. Fragen Sie nach dem Preis für vier Personen.
- Testen Sie den Datenexport in der Probephase. Was Sie nicht exportieren können, gehört Ihnen faktisch nicht.
Der Preis ist am Ende die kleinste Variable. Erinnerungen, Anzahlungen, Datenschutz und die Portabilität Ihrer Kundendaten entscheiden stärker über die Rentabilität. Unsere weiteren Beiträge zu günstiger Salonsoftware gehen auf diese Punkte einzeln ein.
Häufig gestellte Fragen
Ja, und sie ist brauchbar. Reservio und Goldie bieten echte Gratistarife, Square Appointments ist für Selbstständige kostenlos. Der Gegenwert steckt in Buchungslimits, fehlenden Funktionen oder Gebühren auf Zahlungen — verschenkt wird nichts.Gibt es wirklich kostenlose Salonsoftware?
Auf Beauty spezialisierte Tools wie Boona starten bei etwa 2 $ pro Spezialist ohne Provision, wodurch die Kosten auch bei wachsendem Team vorhersehbar bleiben. Prüfen Sie vorher Sprache und Zahlungsmethoden.Was ist der günstigste Bezahltarif ohne Provision?
Wenn Sie das Buchungslimit erreichen oder Ihre Transaktionsgebühren den Preis eines Bezahltarifs übersteigen. Beides steht in Ihrer eigenen Abrechnung des vergangenen Monats — es ist eine Rechenaufgabe, keine Geschmacksfrage.Ab wann sollte ich den Gratistarif verlassen?
Für die reine Terminplanung meist ja, mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Für Behandlungsnotizen gelten Art. 9 DSGVO und die Schweigepflicht nach § 203 StGB. Klären Sie das vorab mit dem Anbieter, nicht nachträglich.Darf ich als Praxis ein normales Buchungstool nutzen?